所謂檔案信息化，就是將室藏檔案作為基本依據(jù)，在不改變檔案原來信息內(nèi)容的原則下，對檔案的存在形式做一改變，即用信息手段對檔案進行規(guī)整，同時又保證檔案本身的完整性與統(tǒng)一性，使檔案信息社會化、自動化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案信息化建設(shè)是指利用高新技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件(紙質(zhì)文件、聲音收集整理文件、視頻文件)和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、編研提供利用等活動的通稱;是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。在工程項目中如何加強工程檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗，現(xiàn)對檔案信息化、檔案信息化建設(shè)及工程檔案管理提出幾點體會。
檔案信息化建設(shè)需要制定完整統(tǒng)一的規(guī)范和標準，這是提高工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。在進行館(室)藏檔案信息化的過程中，有兩種形式：一方面是指將館(室)藏的檔案經(jīng)過利用現(xiàn)代各種輸入設(shè)備技術(shù)輸入到計算機中，形成數(shù)字化信息;另一方面是指館(室)中可以直接接受電子類型的文件。這兩種形式，都要遵照規(guī)范性原則進行，因此，要制定相應(yīng)的標準和規(guī)范，促進數(shù)字化檔案的良性發(fā)展，保證數(shù)字化檔案的標準化和規(guī)范化。
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